WHISTLEBLOWING

Chi decide perchè e come sono trattati i dati personali?

Il Titolare del trattamento dei dati personali è la Società Ferroli S.p.A., con sede legale in via Ritonda 78/a,37047, San Bonifacio (VR), e-mail: privacy@ferroli.com (la "Società" o "Titolare").

Quali dati personali raccogliamo?

Qualora venga effettuata una segnalazione ad opera del Whistleblower ("Segnalante"), la Società tratterà i seguenti dati personali:

• dati identificativi e di contatto del Segnalante, quali nome, cognome, dati di contatto, ruolo aziendale, ove la segnalazione sia stata trasmessa in forma non anonima;
• dati identificativi e di contatto dei c.d. “Soggetti Assimilati” (intesi come soggetti che potrebbero essere soggetti a ritorsioni in ragione del ruolo assunto o della particolare vicinanza al Segnalante), quali nome, cognome, dati di contatto, ruolo aziendale, laddove la segnalazione contenga dati personali degli stessi;
• dati identificativi e di contatto del soggetto presunto autore dell’illecito (“Segnalato”), quali nome, cognome, dati di contatto e ruolo aziendale;
• altri dati personali contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti ad essa allegati;
• dati ulteriori che possono entrare nella disponibilità del Titolare, anche a seguito delle attività volte alla verifica della fondatezza della segnalazione stessa.

Ove contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti ad essa allegati, la Società potrebbe trattare categorie particolari di dati e dati relativi a condanne penali e reati. In conformità con quanto previsto dalla Whisteblowing Policy definita dalla Società, sarà sempre possibile per il Segnalante inviare una segnalazione anonima, che sarà trattata in conformità con quanto previsto dalla Speak-Up Policy definita dalla Società.

Per quali finalità trattiamo i dati personali e sulla base di quali condizioni siamo legittimati a farlo?

La Società potrà trattare i dati di cui alla sezione precedente per le seguenti finalità e condizioni di liceità (basi giuridiche) del trattamento:

• Svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la procedibilità, l’ammissibilità, l’accertamento della segnalazione e, in generale, consentire la gestione della segnalazione effettuata dal Segnalante conformemente alla Whistleblowing Policy definita dalla Società. Base giuridica: la necessità di adempiere ad un obbligo legale alla quale è soggetta la Società, in particolare il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” -art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR-; inoltre, per le segnalazioni raccolte in forma orale, dal consenso del Segnalante -art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR-.
• Adempiere agli obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria Base giuridica: la necessità di adempiere ad un obbligo legale alla quale è soggetta la Società, in particolare il D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” -art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR; inoltre, per le segnalazioni raccolte in forma orale, dal consenso del Segnalante -art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR-.
• Esercitare o difendere diritti della Società nel corso di procedimenti giudiziari, amministrativi o extragiudiziali nell’ambito di controversie sorte in relazione alla, o in conseguenza della, segnalazione. Inoltre, i dati personali potranno essere trattati dalla Società al fine di intraprendere azioni legali collegate o derivanti dalla segnalazione. Base giuridica: il legittimo interesse della Società a tutelare i propri diritti -art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR-.
• Utilizzare la segnalazione nell’ambito di eventuali procedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato qualora la violazione sia certa. Base giuridica: il legittimo interesse della Società a tutelare i propri diritti -art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR-.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo; in mancanza, non vi saranno conseguenze se non l’impossibilità di dare seguito alla segnalazione in conformità con quanto previsto dalla Whistleblowing Policy.

Con quali modalità vengono trattati i dati personali?

Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza, in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. I dati saranno trattati manualmente e/o con strumenti informatici e telematici.

In ogni caso, i dati saranno protetti attraverso adeguate misure di sicurezza idonee a garantirne la riservatezza, la integrità e la disponibilità.

Con chi condividiamo i dati personali?

In linea con il principio di tutela della riservatezza del segnalante, la comunicazione dei dati personali sarà limitata allo stretto necessario al fine di garantire la riservatezza del Segnalante. Ai dati personali potrà avere accesso il soggetto espressamente autorizzato al trattamento dalla Società a cui è demandata la responsabilità della gestione delle segnalazioni, ovvero il Gestore delle Segnalazioni. Il Gestore delle Segnalazioni potrà avvalersi del supporto e della collaborazione di funzioni aziendali quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento. Al personale delle funzioni aziendali coinvolte saranno fornite adeguate istruzioni operative e nomina a persona autorizzata al trattamento dei dati personali. I dati personali potranno essere altresì comunicati agli organi di controllo della Società, che agiranno in qualità di titolari autonomi e a consulenti, avvocati, studi professionali che prestino assistenza legale al Titolare, generalmente designati responsabili del trattamento, nonché alle autorità competenti (incluse quelle giudiziarie).

I dati personali saranno trasferiti fuori dall'UE?

I dati potranno essere trasferiti in alcuni Paesi extra-UE alle Società del Gruppo Ferroli con sedi in Russia, Bielorussia, India, Cina e Vietnam. In tale caso, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo di cui all’art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, integrate eventualmente da misure supplementari necessarie a garantire che il livello di protezione dei dati personali sia equivalente a quello dell’UE.

Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

In presenza dei necessari presupposti e ove non ricorrano le limitazioni previste dalla legge, gli interessati potranno esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione. Inoltre, gli interessati potranno proporre anche reclamo all’Autorità di controllo, il Garante per la protezione dei dati personali. Ai sensi dell’art. 2-undecies del D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”), i sopra menzionati diritti non possono essere esercitati da parte del Segnalato poiché dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante. In ogni caso, il Segnalato potrà eventualmente esercitare i propri diritti tramite il Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy. Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer, contattabile al seguente indirizzo: Ferroli S.p.A., via Ritonda, n. 78/A – 37047 San Bonifacio (VR); oppure inviando una e-mail a privacy@ferroli.com.

Quali sono i diritti esercitabili in relazione ai dati personali?

In presenza dei necessari presupposti e ove non ricorrano le limitazioni previste dalla legge, gli interessati potranno esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione. Inoltre, gli interessati potranno proporre anche reclamo all'Autorità di controllo, il Garante per la protezione dei dati personali.

Ai sensi dell'art. 2-undecies del D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018 ("Codice Privacy"), i sopra menzionati diritti non possono essere esercitati da parte del Segnalato poichè dall'esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell'identità del Segnalante. In ogni caso, il Segnalato potrà eventualmente esercitare i propri diritti tramite il Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy. Per esercitare tali diritti gli interessati potranno scrivere al seguente indirizzo e-mail: privacy@ferroli.com.